Обманчивый календарь

«В следующий четверг? Посмотрю в свой календарь, минуточку. Да, у меня будет время». Вот типичный пример заблуждения, в которое вас может ввести график встреч. Как правило, календарь указывает только на совещания, посещения, встречи, но не на время, которое вы тратите для своей работы: просмотра почты, написания доклада, создания новых идей или чего-то еще. Исследования швейцарского хронолога Рене Марханда показали, что львиная доля продуктивной деятельности не приходится на события, отмеченные в календаре. Время, когда делаются истинно полезные дела, никогда не всплывает в графике встреч. Несмотря на это, человек, который отмечает все свои дела в календаре, считается особенно
прилежным. В действительности же, он просто заполнил время в календаре, но не обязательно провел его с пользой. Отведите определенное время для продуктивной, духовной, творческой и организаторскойдеятельности и отметьте его в своем календаре. Подумайте, сколько времени вам необходимо для главной деятельности. Например, «составить сводку сообщений = 40 минут»; «позвонить специалисту и пригласить его для выполнения определенного задания =15 минут». Возьмите за основу не те моменты, когда все идет гладко (в один из счастливых дней вам удалось составить четырехстраничное сообщение за 30 минут), а среднестатистический случай, — и вы получите реальные данные. Для написания сообщения в 5 страниц вам понадобится, согласно вышеупомянутым данным, 3 хороших рабочих часа, причем с условием, чтобы в это время вам не мешали (!). Чтобы среди восьми человек нашлось два-три, которые возьмут на себя ваше задание, вам надо добрых 2 часа их уговаривать. Прибавьте еще 20% на непредвиденные обстоятельства (позвонит бабушка, сломается принтер). Отметьте это время в своем плане встреч, лучше всего другим цветом. Обращайтесь с этим
временем, как с «настоящей» встречей, то есть совещанием или посещением.
Кто свое рабочее время легкомысленно тратит на другую деятельность, тот неизбежно работает вечерами и в воскресные дни. Свободное место не означает «свободное время». Если вы откроете в своем календаре октябрь 2008 года, то едва ли найдете там записи. В октябре 2008 года у вас будет, наверное, так же много работы и так же, как и сейчас, мало свободного времени. Многие люди соглашаются на необязательные встречи в будущем, так как сидят перед незаполненным календарем и поддаются обману, полагая, что будут действительно иметь свободное время. Заполните предстоящие месяцы тонкими штрихами. Отделите 3-4 дня на каждой неделе для заданий по вашему усмотрению. Тогда вы будете вынуждены освобождать для встреч в будущем необходимое время, стирая штрихи.
Этим вы дадите понять, что для встреч на будущее вы жертвуете ценным рабочим временем. На электронных органайзерах вы сможете заблокировать будущее время, где определите «рабочее время» как «ежедневно повторяющееся». Календарь не признает личного времени. Личную жизнь тоже отмечайте в календаре («с 21.30 до 23.00 — беседа с мужем»). Многие люди противятся тому, чтобы «планировать всю
жизнь», но они соглашаются, что на личную жизнь совсем не остается времени. Пока однажды в их календаре не появится «Встреча с адвокатом и судьей по поводу развода»... Конечно, было бы бессмысленно отмечать в календаре игры с детьми и вечер у телевизора, проведенный в кругу семьи. Это неразумно, если ваша профессия позволяет вам иметь свободные вечера и выходные. Если же этого нет, то еженедельно вносите в свой календарь, как минимум, две личные встречи, которые вы непременно должны проводить. Это защитит ваши личные занятия, на которые у вас вообще не остается времени. По возможности, проявляйте творчество («Встретить Клару из школы». «Пойти с женой за покупками, хотя я это ненавижу»).Но разве самые дорогие вам люди должны довольствоваться теми крохами времени, которые для них остаются? Заполненный календарь дает уверенность, он вселяет во многих чувство своей востребованности и незаменимости. Особенно это важно в профессиях, не имеющих четкой наполненности, когда «все включено» (у священников, социальных работников). Заполненный календарь также может являться выражением профессии, ставшей бессодержательной, знаком жизни, контролируемой извне. Если ваш календарь всегда заполнен мероприятиями, то вам будет интересно попробовать иметь «пустой» календарь. В течение месяца заносите в него только самые важные события. Совещания и встречи, проходящие еженедельно, не записывайте, а держите в голове. Воспринимайте встречи не как обязанность, а как некое разнообразие в работе. Экспериментируйте! «Отомстите» своему календарю за то, что он так долго обманывал вас. Может быть, вы привыкнете обходиться без плана и приобретете новый взгляд на жизнь, после того как ваш календарь так долго загораживал необъятные просторы.

Превратите свой календарь в книгу планирования времени

Неправильно выбранный инструмент для планирования может затормозить вашу мотивацию, а правильный — ускорить. В первую очередь, увеличьте свою книгу, чтобы собрать в ней все заметки, записи, идеи, и так далее. Для этого есть множество вариантов. Если вы хотите постоянно иметь при себе свой план, попробуйте применить «малый карманный формат». Если у вас крупныйпочерк, то целесообразнее использовать формат А5. Далее вам надо определить, сколько места для записей требуется обычно. Двойная страница на каждый день — это много; неделя на двойной странице — это сжато. Попробуйте! В лучших компьютерных графиках вы легко сможете переставлять дела, сохраняя всё прилагающееся к календарю (годовой обзорный календарь, список адресов, записи и так далее. Пройдите тест на стресс. Если у вас однажды вечером возникает чувство: «Опять ничего не сделано!», то единственное спасение — расписание на день. Накануне занесите в него все предстоящие дела, расписанные с точностью до 15 минут. То есть не «10.00 — 11.30 — заседание», а так: «9.00 — 9.30 — телефонный разговор»,
«11.45 — 12.30 — написать доклад для доктора Шварца» и так далее. Таким образом,вы быстро увидите, в человеческих ли силах выполнить то, что вы хотели или должны были сделать. Такой план является хорошим подспорьем при разговоре с шефом, работодателем, супругом (супругой) или самим собой. Это поможет вам забыть про чрезмерные требования к себе и вернуться на реальную почву. Следующий шаг — если вы последовательно и тщательно будете записывать, что сделали за каждые 15 минут, то удивитесь, как много времени вы расточаете на ненужное и неприятное, и как мало времени остается на полезную и прекрасную деятельность. Соберите своих «ангелов». Проверьте все списки адресов, собранных вами. Есть ли среди них телефонные номера, адреса и прочие данные людей, к которым вы можете обратиться за помощью или советом в кризисных ситуациях? Такие данные надо постоянно иметь при себе, относитесь к ним, как к своего рода сокровищам. Просмотрите все имена в этом списке и нарисуйте символ ангела перед именами тех, которые могут вам помочь, — чем больше символ, тем больше возможная
поддержка. Часто это те люди, которым и вы делали добро. В кризисных ситуациях этот символ будет напоминать вам, что вы не одиноки.